Ali tudi vi igrate inbox, kot bi bil video igrica?

Imate morda občutek, da je vaš mailbox videoigrica? 

Igrate in igrate, maili pa kar dežujejo, kot tetris se pojavljajo na zgornjem delu ekrana. Cilje je: pospravljati sporočila na svoje mesto, kar se da hitro in učinkovito. Ne spregledati niti enega sporočila! Vsako novo sporočilo TAKOj preveriti in obdelati. Na koncu dneva mora biti v inboxu št: 0! 

0 neprebranih sporočil

Dejansko lahko ob mailu presedimo celoten dan ne da bi kaj koristnega obrnili v svojo smer. Med vsemi sestanki in telefonskimi klici naj bi povprečnemu sodelavcu ostalo še nekej 15% delovnega časa, ki ga lahko izkoristi za fokusirano produktivno delo. 

In spet pogledamo v inbox za novim mailom, ki je pravkar sprispel. Za kaj gre? Morda je pomembno? Pogledamo samo toliko, da se prepričamo, če ni morda zelo pomembno.... 

Maibox videoigrica spada med največje motilce koncentriranega dela. Povzorčajo t.i. veveričje možgane oz. squirell brain efekt - ko pes je kosilo, pred njim skoči veverica... oh, veverica.. in gre za njo, na kosilo pa pozabi! 

Ljudje znamo odplavati neznano kam, ko gremo za "vevericami". Zato je še toliko bolj pomembo, da vnaš odnos do komunciranja z okolico - realno ali virtualno - sistematično upravljamo. 

Odgovore vam ponuja seminar 6 principles of peak performance; Nekaj tehnik pa vam odkriva tudi tale blog:

1. Vzpostavite RUTINO!

Predstvljajte si, da vam nekdo ves čas diha za ovratnik. Ves čas hodi za vami, vas nekaj sprašuje, poje, oglašuje.. Kako hitro bi se ga nasitili? Koliko časa bi mu prijano prigovorjali, naj se prosim umakne dokler vam nebi počil živec? 

Če želite obvladati svoje maile jasno določite bloke, ko boste zanje dostopni. Uspešni ljudje pregledujejo maile 3x na dan - zjutraj, opoldan in zvečer - 1 uro. To je to.

Dlje se boste zadržali na agendi drugih ljudi, manj vam bo ostalo časa za tisto, kar je pomembno vam! Zato je dobro, da pred pregledovanjem mailov opredelite, kaj je vaša prioritetna naloga dneva in ji namenite 120 minut neokrnjene pozornosti, pred pregledovanjem. 

1. Uporabljate pravilo 3 D (Do, Defer, Delete)

DO - Kratko in jedrnato odgovorite na maile, ki terjajo vaš odgovor. Če morate kaj na tem še postoriti si v koledarju označite čas - mail pa označite kot neprebran!

DEFER - Kar lahko naredi kdo drug - delegirajte takoj! Tudi to vam vzame 120 sekund! 

DELETE - moj najljubši gumb na tipkovnici! Ko sem ga odkrila sem bila zaposlena še kot vodja tržnega komuniciranja za korporacijo. Na dan sem dobila tudi preko 200 mailov. Nemogoče jih je bilo obdelati vseh. Potem pa sem po nekem dopustu zbrisala 1978 neprebranih sporočil z enim samim zamahom. Za kaj je šlo? Enostavno nisem imela časa, pregledovala sem jih še teden po prihodu nazaj na delovno mesto. Dogajalo se je, da so se sporočila podvajala, da so ljudje medtem že prišli do odgovorov. Ko so dobili moj out of office reply so vprašanja preprosto naslovili na druge ljudi. Ugotovila sem, da zapravljam čas. Od takrat naprej uporabljam DELETE zelo pogosto, saj vem, da tudi v primeru, če se zmotim in zbrišem kaj koristnega, bo ta korist že prišla do mene - bodisi preko reminderja, bodisi preko novih vprašanj. Še nikoli nisem obžalovala niti enega deleta! Delete uporabljate za sporočila, ki:

- vas ne zanimajo

- ste že podali svoj odgovor

- niso naslovljena na vas (pa ste v cc)

- boste na vprašanja lahko odgovarjali v kratkem na sestanku;

- ste si nalogo zapisali v notesnik - takrat tudi sporočilo lahko izbrišete. 

3. resno razmislite o Cc in Bcc:

Zavedajte se, da bodo vsi naslovniki deležni celotne korespondence! Kar je lahko izjemno utrujajoče. Če ste dodali 3 ljudi med naslovnike ste potrojili količino odgovorov! Če ste vsak odgovor poslali vsem, ste poslali 3 na tretjo potenco mailov. Količina mailov s tem samo eksponentno narašča dokler se prvemu nornamlnemu ne utrga film in se odjavi od komunikacije - morda celo od projekta! 

Tretje pravilo je najpomembneje pravilo od vseh. če ne želite imeti veliko dela z vašim inboxom, ne obremenjujte inboxa drugih ljudi. Kar daš, to dobiš!