#1 Izgovor slabo organiziranih ljudi

"Preveč imam dela, da bi se organiziral." 

Ta izgovor nakazuje izbiro stresnega življenja in zasvojenost z nujnostjo. Morda ste kdaj sami v takšni situaciji - ko vas nekdo za nekaj prosi, kar hitite naproti z navdušeno ustrežljivostjo. Ta odziv sicer zavijete v ovitek z etiketo “profesionalnost”, v resnici nima popolnoma nobene povezave s tem.  Dejansko gre za brezpogojno služenje drugim ob čemer lastne potrebe, pomembne naloge in cilje, pustite nekje ob strani, zanemanjene. Takšen odnos do dela in življenja pa vodi v vse tipične "bolezni” sodobnega časa. 

Če je nekaj nujno, še ne pomeni, da je tudi pomembno. Če je nekaj pomembno pa mora imeti na vašem urniku jasno zastavljeno pozicijo in čas, ko “to” tudi storite. In se ne pustite motit, dokler tega ne zaključite. 

"Preveč imam dela” pogosto pomeni "preveč se pustim motit” ali pa “ne uspeva mi zaključevat”. 

Kaj mislim s tem, zaključevat? 

Dobro organizirani ljudje namreč niso tisti, ki imajo urnik splaniran za dve leti naprej. Bohnedaj - zame je takšno življenje revno. Morda se strinjate. Nekaj spontanosti tudi vi rabite, kajne? In prav je tako. A če ne načrtujete vsaj naslednjih 120 minut dela in se tega plana dejansko držite - potem je nekaj hudo narobe. 

Kaj mislim s tem 120 minut? 

Za naslednji 2 uri morate imeti izdelan načrt (lahko v par alinejah), kaj boste postorili. Fino je, da naloge razbijete na čim manjše koščke - jasna opravila - ki jih enostavno lahko zaključite nekje v 10 - 15 minutah. Morda se vam takšno drobljenje zdi banalno. Zares je izjemno učinkovito. Ko se tako lotite planiranja z drobljenjem na mini opravila, dejansko skrbite za to, da opravilo taktno zaključujete in se še bolj taktično lotite naslednjega mini opravila. S tem poskrbite, da v dveh urah tudi zaključite nalogo, ki ste si jo zadali in dosečete enega od zastavljenih ciljev oz. dnevnih prioritet. Bistvo pa je, da se teh 120 minut ne pustite motit. 

Kaj mislim s tem, pustim se motit?

Močno dvomim, da boste med alinejami opravil, ki ste jih spisali za naslednjih 120 minut, našli tudi opravila, kot so - budno spremljal inbox, - ni panike, če te zanese na facebook ali - mirno dvigni telefon, ne glede na to kdo kliče. Ups, da ne pozabim - vedno si vzemi čas za čikpavzo, ko te kdo povabi ali - kratek 5 minutni pogovor s kolegico, ki je šla ravno mimo tvoje mize do wc-ja, ne škodi. 

Ljudje smo sami krivi, če dovolimo motilcem, da nam rušijo plan. Seveda ne gre, da nikoli niste dostopni. To bi bilo zares neprijetno in čudaško od vas. Za 120 minut pa vas nihče ne bo gledal postrani, če se akcijsko posvetite delu. 

In še par nasvetov:

  1. Izklopite inbox - naj vam ne lebdi nekje na ekranu. Izklopite javljanje novih sporočil. V inbox pokukajte zavestno šele takrat, ko ste v celoti opravili nalogo. Tudi telefon lahko pametno vklopite na tihi način. Klice lahko spremljate, a jih ne prejemajte (razen v primeru, ko čakate na pomembno informacijo, tudi takrat, bodite ekspresno hitri in se ne zanesite v dolotrajen pogovor).
  2. Uporabljajte naglavne slušalke, tudi če ne poslušate muzike. Preverjeno deluje v pisarnah odprtega plana. Ljudje bodo manj nagnjeni k temu, da vas “prekinejo”, če dajete vtis, da je vaš fokus drugje. 
  3. Zapišite opravila za naslednjih 120 min na Post-it listek in ga nalepite na zgornji kot monitorja z oznako NUJNO. Ko vas nekdo zmoti pokažite nanj ala: “Je kaj nujnega, ravno zaključujem nekaj pomembnega (pokažeš na listek). Nato skupaj določita, čas ko se lahko srečata. 

Naj vam bo v korist :)